Z Nowym Rokiem nowe „e”, tym razem e-akta, Skracamy z 50 do 10 lat przechowywanie dokumentacji kadrowo-płacowej. Pracodawcy będą w związku z tym przekazywać nowe informacje do ZUS, potrzebne więc będzie dostosowanie do potrzeb oprogramowania.
Od stycznia, w związku z wejściem w życie projektu e-Akta, zmienia się zakres danych, jakie przedsiębiorcy będą przekazywać do ZUS. Zmiany oznaczają dla płatników przede wszystkim duże korzyści. Najpierw jednak trzeba dostosować do nich programy kadrowo-płacowe.
Przedsiębiorcy lub biura rachunkowe działające w ich imieniu, korzystające z programu kadrowo-płacowego, który nie rejestruje danych wymaganych przepisami wchodzącymi w życie już 1 stycznia 2019 r. powinni jak najszybciej zaktualizować oprogramowanie. Uwaga ta jest również wskazaniem dla producentów oprogramowania kadrowo-płacowego, z którego korzystają polscy przedsiębiorcy. Rzecz niezwykle ważna: do zmian w dokumentach przekazywanych do ZUS w związku z projektem e-Akta będzie na bieżąco dostosowany program Płatnik i e-Płatnik.
Od 1 stycznia 2019 roku okres przechowywania akt pracowniczych dla wszystkich nowo zatrudnionych osób będzie wynosił 10 lat, od zakończenia obowiązywania umowy o pracę lub umowy zlecenia.
Jest to związane z nowym zakresem danych, które pracodawcy będą przekazywać do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Nowe dane dotyczą wypłaconych pracownikowi (zleceniobiorcy) w danym miesiącu kwot przychodu oraz okresów wykonywania pracy nauczycielskiej. Informacje te będą przesyłane w miesięcznym imiennym raporcie o przychodach ubezpieczonego: ZUS RPA.
Jeśli pracodawca zechce skrócić okres przechowywania akt pracowniczych za osoby zatrudnione między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r., musi przekazać do ZUS oświadczenie w tej sprawie na druku ZUS OSW wraz z raportami informacyjnymi (ZUS RIA) za osoby zgłoszone do ubezpieczeń po raz pierwszy w tym okresie.
Dane z tych dokumentów ZUS zapisze na koncie ubezpieczonego i będą one uwzględniane przy ustalaniu prawa do świadczeń emerytalno-rentowych oraz ich wysokości.
– informuje rzecznik prasowy ZUS Monika Kiełczyńska
Dodatkowo Zakład dostosował formularz ZUS DRA do płatności na jeden rachunek. Pojawiło się w nim pole z łączną kwotą do zapłaty za dany okres rozliczeniowy.
Z kolei w formularzu wyrejestrowującym z ubezpieczeń (ZUS ZWUA) pracodawca będzie przekazywał do ZUS informacje o dacie i sposobie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy albo stosunku służbowego oraz informację, z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany.
Dotychczas w Polsce obowiązywał jeden z najdłuższych okresów przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej, czyli 50 lat. Dla porównania w Finlandii jest ona przechowywana przez 10 lat, a w Danii zaledwie 5. W Czechach długość okresu przechowywania zależy od rodzaju dokumentacji pracowniczej.
Więcej informacji na temat zakresu danych, jakie będą wykorzystywane w nowych raportach ZUS RIA i ZUS RPA oraz zmian wprowadzonych w formularzach ZUS ZWUA, ZUS DRA, informacji rocznej oraz miesięcznej dla osoby ubezpieczonej można znaleźć na stronie www.zus.pl oraz www.e-akta.gov.pl
Monika Kiełczyńska
Regionalny rzecznik prasowy ZUS
województwa łódzkiego
